Il Sistema di Whistleblowing del Gruppo Porsche

Come presentare una segnalazione al Sistema di Whistleblowing

Il Sistema di Whistleblowing offre la possibilità di utilizzare diversi canali per segnalare una potenziale Violazione commessa da un dipendente del Gruppo Porsche.

Desideri utilizzare i canali di segnalazione locali?

(Porsche Retail Italia S.r.l.)

Porsche Retail Italia S.r.l. (di seguito “PRI”) è da sempre particolarmente attenta alla prevenzione dei rischi che potrebbero compromettere la gestione responsabile e sostenibile del proprio business e, coerentemente con la propria missione e al proprio sistema di controllo interno, alla possibilità di conoscere le situazioni critiche e di correggerle consolidando il rapporto di fiducia con gli stakeholder.

A tal fine, a garanzia della correttezza e trasparenza nella conduzione degli affari e delle attività svolte e a tutela della posizione e immagine aziendale, PRI ha predisposto appositi canali interni per ricevere segnalazioni di violazioni di normative interne o esterne (per come più dettagliatamente previsto nella direttiva aziendale dedicata (Direttiva P50 - PRI “Sistema di Whistleblowing” come modificata e integrata dalla Procedura invio segnalazioni WB Parrot), garantendo la compliance alle disposizioni normative di cui al D.lgs. del 10 marzo 2023 n. 24 in materia di whistleblowing e recante "Attuazione della direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell'Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali", nonché delle indicazioni fornite dall’ANAC in materia.

Nei limiti in cui l’anonimato e la riservatezza siano opponibili in base alle norme di legge, i canali di segnalazione interna attivati da PRI garantiscono la riservatezza dell’identità del segnalante (ove comunicata), dell’identità del segnalato e/o di eventuali terzi menzionati nella segnalazione, del contenuto della segnalazione, nonché dei documenti connessi alla stessa connessi, in ogni fase del processo di gestione della segnalazione.

Chi può segnalare e relative tutele

I soggetti che possono segnalare (Whistleblower) e che godono della protezione in caso di segnalazione sono:

• i legali rappresentanti, i soci, gli azionisti, gli amministratori, i dirigenti, anche qualora tali funzioni siano esercitate in via di mero fatto;
• i membri di organi di controllo di PRI;
• i dipendenti di PRI (qualunque sia l’inquadramento giuridico e contrattuale della prestazione, ivi compresi tirocinanti, volontari);
• i soggetti terzi, le persone fisiche o giuridiche quali, a titolo esemplificativo e non esaustivo, collaboratori, lavoratori autonomi, liberi professionisti, consulenti, fornitori, subfornitori, appaltatori e sub-appaltatori;
• gli altri soggetti che intrattengono rapporti contrattuali con PRI come collaboratori, business partners e/o – in ogni caso – chiunque agisca in nome, per conto o nell’interesse di PRI.

Tra i dipendenti sono altresì compresi i candidati ad un impiego presso PRI e coloro i cui contratti di impiego sono già terminati o non hanno ancora iniziato a decorrere.
Nei confronti dei soggetti segnalanti sono assicurate adeguate tutele, in particolare, con riferimento alla riservatezza dell’identità e alla confidenzialità delle informazioni contenute nella segnalazione, dalla presa in carico e durante tutte le fasi di gestione della segnalazione, entro i limiti previsti dalla normativa.

L’identità della persona segnalante e qualsiasi altra informazione da cui può evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità non possono essere rivelate, senza il consenso espresso del segnalante, a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni e sono previste dalla legge espresse forme di protezione dell’identità del segnalante.

Non è ammessa alcuna forma di ritorsione (ad esempio, licenziamento, sospensione, mancata promozione, demansionamento, ecc.), discriminazione o penalizzazione nei confronti del segnalante o di chiunque abbia preso parte all’investigazione, per motivi collegati, direttamente o indirettamente alla segnalazione. Se si ritiene di aver subito una ritorsione a causa della segnalazione, è possibile comunicarlo all’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC) tramite la piattaforma informatica dalla stessa gestita, accessibile al link: https://whistleblowing.anticorruzione.it/#/

Si precisa che la tutela riconosciuta a chi segnala è altresì estesa a quei soggetti che potrebbero essere destinatari di ritorsioni, intraprese anche indirettamente, in ragione del ruolo assunto nell’ambito del processo di segnalazione, e/o del particolare rapporto che li lega al segnalante (c.d. soggetti assimilati) e, segnatamente a:

• facilitatori: persone fisiche che assistono il segnalante nel processo di segnalazione, operanti all’interno del medesimo contesto lavorativo e la cui assistenza deve essere mantenuta riservata;
• persone del medesimo contesto lavorativo del segnalante, e che sono legate ad esso da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado;
• colleghi di lavoro del segnalante che lavorano nel medesimo contesto lavorativo dello stesso e che hanno con detta persona un rapporto abituale e corrente;
• enti di proprietà - in via esclusiva o in compartecipazione maggioritaria di terzi - del segnalante o presso i quale il segnalante lavora.

Cosa può essere segnalato

Le segnalazioni possono avere ad oggetto qualsiasi informazione sulle violazioni, da intendersi quali comportamenti, atti od omissioni che ledono l’integrità di PRI e che consistono in:

• Violazioni della normativa nazionale o dell’Unione Europea applicabile;
• Condotte illecite rilevanti ai sensi del Decreto Legislativo 8 giugno 2001 n 231 (cd. “reati presupposto”) o violazioni del Modello 231 di PRI (che include la violazione del Codice di Condotta Porsche per dipendenti, del Codice di Condotta Porsche per Business Partners e/o di policy/procedure/linee guida/istruzioni operative interne);
• Ogni forma, minaccia o tentativo di ritorsione nei confronti del segnalante e/o dei soggetti protetti;
• Condotte volte ad occultare le predette violazioni.

Le segnalazioni dovranno: i) essere effettuate in buona fede; ii) essere circostanziate e fondate su elementi di fatto precisi e concordanti; iii) riguardare fatti riscontrabili e conosciuti direttamente dal soggetto segnalante; iv) contenere tutte le informazioni necessarie per individuare gli autori dei fatti o delle condotte segnalate e ogni informazione utile per descrivere l’oggetto della segnalazione.

Sono vietate e sono passibili di sanzioni e/o azioni innanzi all’Autorità Giudiziaria, forme di “abuso” come segnalazioni manifestamente infondate, opportunistiche e/o effettuate con il solo scopo di danneggiare il segnalato, e ogni altra ipotesi di utilizzo improprio o strumentale del meccanismo di segnalazione.

In caso di segnalazioni calunniose o diffamatorie il segnalante in malafede potrà essere chiamato a risponderne in sede penale e potrà essere attivato nei suoi confronti un procedimento disciplinare.

Non possono essere oggetto di segnalazione e, laddove segnalate non verranno prese in considerazione le contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale della persona segnalante che attengono esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro, ovvero inerenti ai propri rapporti di lavoro con le figure gerarchicamente sovraordinate.

Canali di segnalazione interna e gestione della segnalazione

• Piattaforma online

Le segnalazioni possono essere trasmesse (sia in forma scritta che in forma orale, fornendo le proprie generalità e i propri contatti di recapito ovvero in forma anonima), per il tramite del canale di segnalazione online (piattaforma) attivato da PRI accessibile da parte di tutti i segnalanti al https://porscheretailitalia.parrotwb.app, gestito da un fornitore di servizi esterno specializzato.

Nella procedura disponibile al seguente https://porscheretailitalia.parrotwb.app sono indicati i passaggi necessari che il Whistleblower dovrà seguire per poter finalizzare l’invio della segnalazione.

NB. Al fine di garantire la riservatezza dell’identità del Whistleblower, si consiglia di effettuare la segnalazione utilizzando un dispositivo che non sia in alcun modo riconducibile alla realtà aziendale (asset aziendali PRI) e di non utilizzare la connessione internet (via cavo o Wi-Fi) fornita da PRI. Inoltre, al fine di garantire maggiore protezione alla tua riservatezza si consiglia di utilizzare sistemi quali “TOR Browser”.

• Tramite incontro riservato

Su richiesta del segnalante, la segnalazione può essere effettuata anche mediante un incontro diretto, fissato entro un termine ragionevole della rispettiva richiesta.

Nel caso in cui il Whistleblower volesse chiedere un colloquio riservato, può inviare la propria richiesta di appuntamento utilizzando i punti di contatto. In tal caso, l’incontro diretto verrà effettuato entro un termine ragionevole e congruo con il Local Compliance Officer. Si precisa che, a scelta del Whistleblower, l’incontro potrà svolgersi alternativamente presso la sede della società oppure in un luogo esterno alla sede della società, al fine di garantire la riservatezza della persona segnalante e del contenuto della segnalazione e/o con la compresenza di soggetti terzi, in funzione di testimoni, qualora venga ritenuto necessario. In costanza dell’incontro verrà redatto un verbale che dovrà essere sottoscritto anche dal Whistleblower .

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Il ricorso al canale di segnalazione interna è da intendersi come privilegiato, in quanto tale canale è più prossimo all’origine delle questioni oggetto della segnalazione e di diretta gestione.

La gestione del canale di segnalazione interna è affidata al Local Compliance Officer di PRI - soggetto autonomo e dedicato, specificamente formato per la gestione del canale di segnalazione - che:

• rilascia al segnalante avviso di ricevimento della segnalazione entro 7 (sette) giorni dalla data di ricezione;
• mantiene un’interlocuzione con il segnalante, al quale potranno essere richieste, se necessario, integrazioni;
• darà diligente seguito alle segnalazioni ricevute, secondo i principi di confidenzialità, tempestività ed imparzialità, valutando la segnalazione ricevuta e disponendo le necessarie verifiche finalizzate ad accertare se, sulla base degli elementi in proprio possesso, sia effettivamente avvenuta una violazione;
• fornirà riscontro alla segnalazione entro 3 (tre) mesi dalla data dell'avviso di ricevimento o, in mancanza di tale avviso, entro 3 (tre) mesi dalla scadenza del termine di 7 (sette) giorni dalla presentazione della segnalazione.

Laddove la segnalazione dovesse avere ad oggetto fatti e/o condotte riconducibili direttamente e/o indirettamente al Local Compliance Officer, la segnalazione dovrà essere trasmessa per il tramite dei Canali di Segnalazione Centrali del Gruppo al fine di garantire l’imparzialità del trattamento del caso.

Nella gestione delle segnalazioni di potenziali violazioni particolarmente gravi, PRI agisce con Dr. Ing. h.c. F. Porsche in virtù di apposito accordo, al fine di garantire che le violazioni di legge commesse e opportunamente segnalate siano indagate, sanate e sanzionate seguendo standard uniformemente applicabili.

Le segnalazioni pervenute, le relative verifiche ed analisi e tutta la documentazione di riferimento, saranno conservati per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre 5 (cinque) anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione, nel rispetto degli obblighi di riservatezza.

Canale di segnalazione esterna in Italia

L’Autorità nazionale anticorruzione (ANAC) ha attivato altresì un canale di segnalazione esterna che può essere utilizzato laddove:

• il Whistleblower ha già effettuato una segnalazione utilizzando i canali di segnalazione centrali e locali messi a disposizione da Porsche (cosiddetta "Segnalazione interna") e la stessa non ha avuto seguito;

• il Whistleblower ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una Segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa segnalazione possa determinare il rischio di ritorsione;

• il Whistleblower ha fondato motivo di ritenere che la violazione che intende segnalare possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

Il canale di segnalazione esterna garantisce, anche tramite il ricorso a strumenti di crittografia, la riservatezza dell’identità del Whistleblower, della persona coinvolta e della persona menzionata nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione.

Per maggiori informazioni o per effettuare le segnalazioni esterne, anche mediante l'apposita piattaforma informatica messa a disposizione da ANAC, consulta il sito web istituzionale dell'Anac al seguente link: https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing

Le informazioni relative alla protezione dei dati personali

Le informazioni relative alla protezione dei dati personali nell’ambito del Sistema di Whistleblowing sono contenute all’interno delle informative di seguito consultabili:

Porsche Retail Italia S.r.l.

Privacy Notice_Compliance e indagini interne

Privacy Notice_Whistleblower System_informativa accordo di contitolarità

Dr. Ing. F. Porsche AG

Privacy Notice_Whistleblower System_General Information

Privacy Notice_Compliance e indagini interne

Privacy Notice_Whistleblower System_informativa accordo di contitolarità